Campus Diagonal-Besòs La direcció integrada de projecte d’una realització de gran complexitat i de gran transcendència urbana

El nou Campus Diagonal Besòs és un complex acadèmic i de recerca en l’àmbit de l’enginyeria industrial endegat per la Universitat Politècnica de Catalunya (UPC) per constituir un futur espai de referència internacional en la docència, recerca i innovació en les àrees de les tecnologies químiques, de materials, biomèdica i de l’energia.

L’àmbit del complex que s’ha posat en marxa està format per 3 edificis universitaris: 2 de recerca més 1 edifici mixt docència-recerca que ha d’allotjar la nova seu de l’Escola d’Enginyeria de Barcelona Est, antigament ubicada al carrer Urgell de Barcelona. Inclou també una àmplia zona comuna sota-rasant que comunica els edificis en les seves plantes soterrades (PS-2, destinada a aparcament i PS-1, amb el programa d’activitats complementàries a la docència i la recerca). Completa l’abast del projecte la urbanització del Campus Obert i les grans infraestructures de serveis, (galeries d’instal·lacions, centre de processament central de dades, xarxes de mitja i baixa tensió, xarxa Districlima, etc.) que garanteixen el funcionament de tot el conjunt.

Els treballs de direcció integrada d’aquestes obres han suposat un autèntic repte per a l’exercici d’aquesta disciplina atesa la complexitat dels particulars supòsits de partida de l’operació. La seva viabilitat general va exigir un intens treball previ d’integració i d’anàlisi de la viabilitat i compatibilitat de tots els seus components.

Finançament i gestió de costos

Un aspecte cabdal que ha condicionat el disseny i el desenvolupament de tot el procés, ha estat l’heterogeneïtat del finançament del projecte. El projecte ha estat finançat per un gran nombre de fons de diferents procedències, cadascun d’ells, de tipologia, abast, durada, condicions d’ús i objectius diferents.

Cada fons estava destinat específicament a parts concretes del projecte, en períodes de disposició de crèdit temporalment definits i amb requeriments de seguiment, control i justificació diferents. És a dir, no s’ha disposat d’un finançament global homogeni per a tota l’operació ni al llarg la durada dels treballs. Això va exigir, per tant, un complex exercici previ de planificació (Pla de Finançament del Campus) que pogués donar garanties de la compatibilitat conceptual i temporal dels ajuts i que permetés encaixar l’abast, el termini i les característiques particulars de cadascun d’ells amb l’objectiu particular pel qual va ser atorgat i, a la vegada, amb l’objectiu final previst, la construcció del campus.

Només l’extrema cura en el control dels terminis va permetre garantir la seqüenciació dels treballs en les datesplanificades

Es va dur a terme un pla de gestió de riscos específic, amb l’objectiu de minimitzar els seus impactes (matriu). Els treballs d’integració i planificació del finançament van incloure els treballs previs de recerca dels programes d’ajuts al finançament de diferents institucions, així com la preparació de projectes de sol·licitud d’aquest ajuts, el suport per l’elaboració dels seus convenis i, posteriorment, el seguiment i control del flux del crèdit i la justificació parcial i final de la utilització dels diferents fons.  Aquesta fase prèvia iniciava el grup de processos de planificació, de seguiment de tràmits i gestions administratives i de seguiment i control de la despesa en l’àrea de costos.

Contractació i gestió de les adquisicions

La planificació de la gestió de contractació s’ha adaptat a les característiques de partida del projecte. Es tracta d’una promoció pública lligada a les normes de la contractació administrativa del sector públic. En aquest context, la planificació de la contractació s’ha adaptat:

1. A les exigències imposades per cada fons de finançament. Es van haver de licitar els serveis (redacció de projecte, direccions d’obra i d’execució, coordinacions de seguretat i salut, control de qualitat, etc) i les obres en tantes fases i tants lots com les característiques del finançament imposaven.
2. A les exigències marcades per la legislació de contractes del sector públic i les vinculades a la legislació de subvencions i ajuts públics.
3. A les exigències de compatibilitat tècnica dels projectes. Es va establir una divisió per lots i fases de projecte que conciliés les necessitats d’abast (import) i de termini d’execució de cada finançament amb les d’autonomia i coherència tècnica dels projectes.

Aquesta complexitat ha implicat, necessàriament, la redacció de múltiples expedients de contractació, amb els seus corresponents plecs de licitació per obres i serveis, que reflectissin aquestes circumstàncies i que delimitessin, de forma clara i concisa, les responsabilitats i els objectius de cada fase.

La planificació de les contractacions va requerir l’anàlisi exhaustiva de necessitats, l’establiment de criteris i tipologies de contractació, la planificació per fases i lots, l’establiment de les restriccions, i l’anàlisi de riscos, en una primera etapa, i l’avaluació d’ofertes, la confecció de propostes de contractació, el seguiment de l’evolució dels contractes, la gestió de les incidències i modificacions i el tancament dels contractes, en la etapa final.

Un altre fet que va exigir la continua adaptació del pla de gestió d’aquest projecte ha estat el fet de comptar amb dos promotors diferents durant la vida del projecte. La primera part va ser promoguda directament per la UPC (alhora propietari) i l’ última, per Infraestructures.cat. La direcció integrada d’rqp ha estat el fil conductor de les dues etapes. El canvi de promotor ha exigit l’adequació de la gestió d’algun dels grups de processos per l’adaptació a la naturalesa i als entorns administratius i protocols de cadascun d’ells.

En total, per l’execució del campus, s’han confegit, licitat, adjudicat i dut a terme 82 expedients de contractació:

Obra	16
Redacció del projecte	15
Direcció d'obra	10
Direcció d'execució d'obra	14
Coordinació de seguretat i salut	13
Seguiment de control de qualitat	16
Contractes de menors complementaris	13
Total expedients de contractació	82

 

Gestió del temps

Més enllà de les dificultats de la planificació i de la gestió del cronograma, derivades de la necessitat d’ajustament dels períodes d’execució de les activitats amb les fites temporals imposades per les condicions del finançament, el treball de seguiment i control (expedient per expedient) va resultar essencial per garantir la marxa de les obres sense interrupcions.

Atès que la construcció de cada edifici s’havia dividit en diferents fases autònomes en si mateixes (la majoria de les vegades amb adjudicataris diferents), només l’extrema cura en el control dels terminis va permetre garantir la seqüenciació dels treballs en les dates planificades. Extrem, no cal dir-ho, imprescindible per l’èxit de l’operació global.

En aquesta àrea, va adquirir gran importància l’esforç de coordinació entre els agents. Condicionats per la indefectibilitat de l’acabament general de les obres (imposició del finançament), en alguna fase de les obres de construcció van haver de coincidir en un mateix indret i al mateix temps, fins a 5 contractistes de les obres de: els edificis A, C i I, la urbanització i infraestructures generals i el centre de processament de dades del Campus. La coexistència dels treballs de totes aquestes obres feien previsible un gran nombre d’interferències que podien haver acabat tenint incidència en els terminis inicialment previstos. La planificació detallada i la coordinació continuada va permetre l’execució de tots els treballs en les condicions de seguretat preceptives i en la seqüència i els terminis previstos.

 

Gestió dels interessats, comunicacions i coordinació

Un dels aspectes cabdals dels treballs de direcció integrada d’aquest projecte ha estat la gestió dels interessats/ implicats. El projecte ha estat impulsat per les entitats que conformen el Consorci del Campus Diagonal Besòs, constituït per la UPC , Generalitat de Catalunya, Ajuntament de Barcelona, l’Ajuntament de Sant Adrià del Besòs, Àrea Metropolitana de Barcelona, Consell Comarcal del Barcelonès, Consorci del Besòs i Universitat de Barcelona. Alhora, l’impuls i la gestió patrimonial del Campus ha anat a càrrec de la Fundació B_tec. Com a organismes finançadors s’hi troben la Unió Europea, ACCIÓ, Diputació de Barcelona i Ministerio de Economia y Competitividad.
Els destinataris finalistes de les

infraestructures executades representen 16 grups de recerca de la UPC , l’Institut de Recerca Energètica de Catalunya (IREC), prop de 500 persones de personal docentinvestigador i al voltant de 4.000 alumnes.

Tot plegat, en un entorn urbà densament poblat de caràcter residencial (confluència amb els veïns), i amb la participació, en fase de construcció, de 16 contractistes d’obra i de prop de 60 tècnics, amb un pic de 600 treballadors en un mateix tall de producció en les fases àlgides. Tots aquests actors, amb expectatives, interessos i graus d’influència diferents. Tots ells amb necessitats de comunicació diferents i amb un ventall de requeriments propis. Aquest escenari va comportar la posta en marxa d’un extens pla de gestió dels interessats i d’un pla de gestió de comunicacions íntimament vinculat.

Partint d’una anàlisi dels interessats (identificació, rols, interessos, necessitats, expectatives) i amb identificació dels interlocutors, del mapa de relacions i de responsabilitats i dels mecanismes de comunicació necessaris com a eina bàsica del pla de gestió del projecte.

En aquest àmbit de gestió, s’han desenvolupat un seguit d’activitats al llarg de tot el procés:

• Reunions de seguiment amb finançadors i institucions vinculades
• Visites amb institucions impulsores
• Visites i reunions de treball amb personal docent i de recerca
• Visites i reunions amb representants de l’alumnat
• Reunions de seguiment amb promotors (UPC, Infraestructures.cat)
• Reunions amb Serveis Socials de l’Ajuntament de Sant Adrià per a la promoció laboral dels veïns en situació d’atur, tot aprofitant el potencial de les obres
• Programació de jornades de portes obertes, etc.

Seguiment i control de projecte i obra

Per tal de mantenir el desitjat control sobre el projecte i durant el desenvolupament de les obres, rqp arquitectura adopta com a estructura de treball un tipus d’organització orientada a projectes, amb les especificitats pròpies adquirides amb l’experiència de treball en el camp de la gestió de projectes de planificació i gestió en el camp de l’edificació. Una estructura funcional on les línies de comandament són dissenyades per atendre projectes individuals en forma directa. Aquest tipus d’organització, dinàmica i orgànica, resulta l’estructura més àgil per respondre als canvis. Es caracteritza per:

• Unitat de comandament: El director de l’equip de direcció integrada del projecte té la responsabilitat i l’autoritat sobre el projecte. Tots els membres de l’equip dependran directament del director del projecte.
• Optimització de l’eficiència en la planificació, execució i control del projecte
• Simplificació de les línies de comunicació, millorant la coordinació i temps de resposta al client. Major nivell de compromís i motivació en els equips.

Per tal de fer front a la complexitat dels treballs i a les interrelacions entre els diferents àmbits del projecte s’han format, en resposta a l’estructura de desglossament del treball, quatre equips sota una única direcció. Ha estat clau, potenciar i facilitar la comunicació entre els equips amb la finalitat d’optimitzar els recursos tècnics i administratius.
L’oficina de gestió integra tots els equips de treball dels diferents àmbits en un espai on es comparteixen les experiències, es gestionen les situacions de crisi i es propicia la creació d’idees en un àmbit on les comunicacions són extremadament intenses. Les lliçons apreses són aprofitades per la resta dels projectes simultanis o futurs.

L’oficina de gestió integra tots els equips de treball dels diferents àmbits en un espai on es comparteixen les experiències i es gestionen les situacions de crisi

Seguiment dels tràmits i gestions administratives

Durant tot el procés s’ha vetllat pel correcte seguiment dels tràmits i les gestions administratives amb totes les administracions vinculades i, de forma particular, amb l’Ajuntament de Sant Adrià del Besòs. Per això es va generar un servei específic, compost per un tècnic i un administratiu, que amb permanent contacte amb la direcció de  l’equip i els tècnics de la DI, ha gestionat aquesta àrea. Fent ús de les vies de comunicació oficials, s’ha ocupat de tots els tràmits d’acord amb els protocols propis de l’Ajuntament, s’ha donat resposta als requeriments emesos pels tècnics municipals i s’han gestionat els pagaments de les corresponents taxes, dipòsits i impostos, dins dels
terminis establerts.

Eines de comunicació, seguiment i registre

Al llarg de la seva trajectòria professional en l’àmbit de la direcció integrada, RQP ha anat desenvolupant les seves pròpies eines de gestió i registres específiques. El software utilitzat ha estat dissenyat i programat per RQP, fet que li ha permès la seva actualització i millora continua, pràcticament a temps real, en la mesura que l’experiència ho anava aconsellant.

1. Plataforma de Gestió en Xarxa de RQP2

El seguiment i control de projectes i obres, així com la tramitació administrativa vinculada, s’ha recolzat en la utilització de la Plataforma de Gestió en Xarxa RQP.2. Es tracta d’un aplicatiu informàtic configurat sota els principis de telegestió (consultes i interacció des de qualsevol dispositiu i en qualsevol moment) que garanteix la coordinació i la fiabilitat de tota la documentació i de les comunicacions que es generen en el procés de redacció de projecte i el de construcció de les obres. Per a cada expedient de contractació s’ha generat una plataforma particular amb privilegis d’accés i edició per a tots els intervinents, en funció de les seves responsabilitats. RQP ha gestionat cadascuna de les plataformes i, juntament amb el promotor, ha tingut accés a la totalitat de les plataformes. La utilització intensiva de la plataforma, com a eina de  omunicació i seguiment, ha configurat, al final de cada procés, el registre definitiu dels documents i els processos.

2. Gestor d’expedients RQP.3

L’altra aplicació sobre la que s’ha recolzat la gestió ha estat el Gestor d’Expedients RQP.3. Aquest software, configurat sobre una estructura de base de dades relacionals, constitueix una peça essencial de l’arquitectura del sistema de gestió de qualitat d’rqp. L’aplicació, on s’ingressen totes les dades administratives i contractuals dels expedients, possibilita el seguiment i el control de les fites del procés de contractació en tots els seus àmbits sensibles (expedients de licitació, dades econòmiques, agents, terminis, documents de cada fase, etc.), a la vegada que actua com a gestor i registre de l’arxiu de documentació de la totalitat de l’expedient. Creat per controlar les ineficiències inherents al procés constructiu, es una excel·lent eina per a la planificació estratègica i pel control d’objectius del projecte.

La concentració de totes les dades rellevants dels expedients de contractació en una mateixa plataforma ha atorgat a l’equip de gestió una visió completa i actualitzada de tots els paràmetres que els condicionen, el que ha permès una més equilibrada i més ràpida presa de decisions. Aquest gestor d’expedients està vinculat a l’aplicatiu de gestió econòmica d’RQP.1 (també software propi de rqp) sobre el que s’ha fet el seguiment, control i registre de la totalitat de l’activitat de despesa de les obres del campus (control de costos).

 

 

 

“La direcció integrada de projecte és un treball d’equip”

Entrevista a l’equip d’RQP Arquitectura responsable de la direcció integrada del Campus Diagonal-Besòs

Una part del nou Campus Diagonal Besòs de la UPC va entrar en funcionament el passat setembre i per a la ciutat representa molt més que un centre
universitari per esdevenir un eix transformador del territori. L’informatiu entrevista l’equip que ha desenvolupat la direcció integrada d’aquest projecte (RQ P Arquitectura) amb el qual van guanyar el Premi Catalunya Construcció 2016 en l’apartat de project management.

Què ha representat la direcció d’aquest projecte en la trajectòria professional d’RQP Arquitectura?

“La direcció integrada del Campus Diagonal Besòs col·laborant amb la UPC, primer, i amb infraestructures de la Generalitat de Catalunya, després, ha representat l’oportunitat de participar en primera línia en totes les fases del procés des de la concreció de la idea, anàlisis d’alternatives, estudis previs, planificació i programació fins a la posada en marxa de l’equipament.

“La nostra col·laboració anterior amb la UPC en la direcció del campus a Barcelona i Castelldefels i amb Infraestructures de la Generalitat en tasques de projecte i direcció d’obres d’equipaments importants ha facilitat la realització del nostre treball”.

Quines van ser les dificultats més importants en aquest projecte?

“Les circumstàncies pressupostàries en les quals s’ha produït el procés que va des de la presa de decisions inicials per part d’un conjunt d’organismes
de l’Administració pública fins a la posada en marxa del campus han estat singularment complexes. La creació d’un nou campus de la UPC al Besòs sobre la Diagonal, a l’altre extrem del campus de Pedralbes, ha implicat la Generalitat de Catalunya, UPC, Diputació de Barcelona, Consell Comarcal i els Ajuntaments de Barcelona i Sant Adrià del Besòs.”

“La important modificació de l’escenari econòmic, que ha incidit directament en les possibilitats pressupostàries de les administracions encarregades del seu finançament, va afectar a la viabilitat del projecte global inicialment plantejat. La voluntat de mantenir els objectius acadèmics, urbanístics i socials que caracteritzen aquesta actuació en un nou escenari que implicava una reorientació i un redimensionat del projecte ha estat clau per a la seva viabilitat.”

Ha estat una operació complexa…

“La dificultat que ha representat l’adaptació dels projectes durant el procés constructiu per tal d’assolir un objectiu parcial coherent consistent en tres edificis funcionals, constructivament i ambientalment integrats i mantenint la viabilitat de fases subseguides de la resta dels equipaments, ha requerit un important esforç de coordinació amb els diversos usuaris, universitats i administracions que dona una idea de la complexitat de l’operació.

“Les característiques del solar, amb la presència d’un nivell freàtic que afecta els dos soterranis i la presència en el solar d’una importantíssima galeria de transport elèctric i el veïnatge immediat de les voltes del gran dipòsit interceptor d’aigües pluvials veí van introduir més requeriments extrems pel que fa a l’estabilitat del terreny i condicionar el procés constructiu”.

Quins són els principals avantatges que aporta al client una bona direcció integrada de projecte?

“D’acord amb la nostra experiència a través de la participació en projectes complexos, un resultat final satisfactori exigeix aprofitar des de l’inici els avantatges que es deriven d’una anàlisi de caràcter tècnic previ, de les necessitats quantitatives i qualitatives, de les disponibilitats econòmiques i dels circuits administratius que permeti un encaix viable i fiable entre els requeriments, les condicions físiques, legals i administratives del lloc i les possibilitats tècniques i constructives, i l’establiment realista de terminis parcials i globals per a una determinada operació. Aquestes tasques eliminars realitzades amb el coneixement i l’experiència d’un project manager qualificat poden marcar la diferència entre l’èxit i el fracàs del procés que pot
naufragar en cada fase: concurs, projectes, licitació, etc. Això, per si sol, justifica la presència i participació el project manager.”

“Una anàlisi correcta de l’abast global d’una operació que contempli a temps tots els factors que, d’una altra manera, es plantejarien inoportunament
i inevitable durant el procés de realització, és clau per un resultat òptim”.

 

Quin complement de formació requereix un tècnic que vulgui introduir-se en aquest camp de treball?

“La formació específica. L’experiència professional en tasques de programació funcional, el coneixement de la normativa tècnica i administrativa (especialment en el cas de les actuacions en el sector públic són essencials). La posada al dia permanent del coneixement de les noves tècniques, imprescindible en aquest àmbit, així com el coneixement sòlid de les eines de control de temps, cost i qualitat i de les tècniques BIM-Gestió pel que fa
a la formació acadèmica”.

El jurat dels Premis Catalunya Construcció us va concedir el guardó en l’edició 2016. La direcció integrada de projecte és un treball d’equip?

“És clarament un treball d’equip, un equip format per tècnics que no només tenen una acreditada experiència professional, sinó també una llarga trajectòria de col·laboració amb RQ P en treballs de gestió per la construcció d’altres campus universitaris a Catalunya.”

“Hem tingut un arquitecte amb aquestes característiques al davant de cada un dels 4 projectes principals, apart de l’equip que s’ocupa de la gestió dels temes tècnics, pressupostaris i administratius associats al procés de construcció del nou campus.

“Aquest cas exemplifica, com cap altre en la nostra ja llarga experiència en el camp de la gestió i suport tècnic per a la realització de grans equipaments, l’aportació que representa un project manager en el procés d’estudi, projecte, licitació, execució, certificació i posada en marxa d’un complex edificat, fins al punt d’haver representat un factor determinant per a la seva viabilitat. Tothora que les complexitats derivades de la multiplicitat d’agents, de fonts i sistemes de finançament d’usuaris, etc, han assolit un màxim com a conseqüència de les circumstàncies a què ens hem referit”.

Autoria de l’article